Comment bien organiser son entreprise
L’apparition de collaborateurs dans l’entreprise fait naître la nécessité de s’organiser, de mettre en place des règles, des savoirs faire partagés et une dynamisation du groupe par un leader écouté et respecté car sachant conduire le groupe vers un objectif commun dans le respect des intérêts de tous. Pour mettre en place tous les ingrédients de la conduite d’un groupe professionnel il faut s’appuyer sur un ensemble de dispositions, structurelles, méthodologique et managériales.
Le but est de permettre au dirigeant d’entreprise de maîtriser en permanence la rentabilité par la mise en place d’une administration aussi simple qu’efficace, pour les relier au management des ressources humaines. Il faut donc définir ce qu’est l’administration.
Administration, du latin administrare, servir. On administre un médicament à quelqu’un pour qu’il aille mieux. L’administration est donc de la même nature que celle des médicaments:
- à faible dose, elle aide, elle améliore, elle, aide, elle facilite, en les codifiant, les relations entre les êtres humains d’un même groupe. De la même façon que les médicaments tuent à trop haute dose, trop d’administration rend malade une organisation, un pays tout entier jusqu’à, parfois, leur destruction. On retrouve ce même concept dans l’étymologie du mot ministre qui vient du latin minister, serviteur. C’est pourquoi un ministre qui se sert avant de servir les gens qu’il est sensé servir est si méprisable et donc impopulaire
- Il ne faut donc pas avoir peur de s’organiser un tant soi peu à travers une administration minimale mais efficace.
Elle doit reposer sur des Procédures Réglementaires.
Leur fonction est de formaliser les étapes standards pour organiser et réaliser le travail et le rôle de chacun. C’est ce qui permettra au travail d’être réalisé vite et bien. Cela le rendra plus agréable et permettra de former rapidement et efficacement toutes les nouvelles recrues.
Les bases de l’administration proposées par le Management Économique du Personnel sont :
Segmenter l’organisation afin qu’elle soit plus facile à manager.
L’entreprise peut en effet être segmentée en Secteurs qui sont communs à la plus part. Les secteurs sont des unités de gestion et de management.
Définir les tâches à accomplir
en créant ainsi des fonctions et en les distribuant de façon claire et connue de tous. Cela peut se faire à travers deux outils: le tableau des tâches et des postes et les procédures réglementaires qui génèrent des Ffches de postes.
Établir un dossier de Production
où seront centralisé toutes les informations liées à une production spécifique (entreprises du BTP ou autres ayant des clients nominatifs) ou à la production pour une période de temps, pour les entreprises n’identifiant pas leur client (Commerce – Services à la personne ou autres).
Rédiger au moins la Procédure Réglementaire
donnant les séquences habituelles de la production de l’entreprise.(Administration du Dossier de Production) .
Avoir une organisation de la gestion des prospects et des clients
qui permette de visualiser et gérer très facilement le fichier Prospects et le fichier Clients.
Pour ceux qui en ont besoin,
Définir un planning fonctionnel
et les règles qui doivent être respectées pour qu’il fonctionne.
Établir et rédiger un minimum de règles
à la lumière des difficultés passées pour les prévenir et ainsi faire en sorte qu’elles ne se renouvellent pas.
Ces quelques points mis en place dans une entreprise font passer le dirigeant du stress permanent à la « sérénité » du gestionnaire compétent. Le mot sérénité est employé quatre fois dans une enquête de satisfaction d’un dirigeant qui utilise la MSCG et la Management Économique du Personnel.
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